1739 sayılı (Değişik 5257 sayılı) Milli Eğitim Temel Kanununun 16.maddesi amir hükümleri doğrultusunda resmi okullarda kurulan Okul Aile Birlikleri ; kanun ve yönetmelik ile kendisine tevdi edilen maddi imkânlardan yoksun öğrencilerin zorunlu ihtiyaçlarını karşılamak ve okula maddî katkı sağlamak görevi ve amacı doğrultusunda birçok mali iş ve işlem ifa etmekte, bu mali işlemlerini ise yine kendi mevzuatındaki hükümlere göre kayıtlara intikal ettirmektedir.
Okul Aile Birlikleri nin mali işlemleri, en kısa tanımı ile gelirlerin toplanması, toplanan gelirlerin ilgili sarf yerlerine harcanması ve yapılan işlemlerin belgelere bağlanmak sureti ile kayıtlara aktarılmasından ibaret olup bu kapsamın içeriğini oluşturan süreci adım adım izah etmeye çalışacağız.
1- Okul Aile Birliklerinin Gelir Kaynakları ve Gelirlerin Tabi Olacağı Kayıtlar[]
Okul Aile Birliklerinin gelirleri aşağıda belirtilen kaynaklardan sağlanmaktadır;
a- Ayni ve Nakdi Bağışlar;
Özellikle okulların açılış dönemlerinde velilerden toplanan bu kaynağın kullanımında dikkat edilmesi gereken en önemli husus, Milli Eğitim Temel Kanununun 16. Maddesinin 2. fıkrasının son cümlesinde belirtilen Öğrenci velileri hiçbir surette bağış yapmaya zorlanamaz hükmüne riayet edilmesi, okula öğrenci kaydı ve/veya karne sunumu gibi kamusal hizmetlerin bağış şartına bağlanmamasıdır.
Para veya mal olarak yapılan tüm bağışlar, Alındı Belgesi karşılığında teslim alınır, Alındı belgesinin bağışın teslimi anında düzenlenmesi şarttır. Alındı Belgesi teslim alınmadan mal veya para bağışı teslim alınamaz, teslim edilemez. Alındı belgesi; müteselsil seri, cilt ve sıra numarası taşıyan, kendinden karbonlu 50 asıl ve 50 koçan yaprağından meydana gelen ciltler veya elektronik sistemler ve yazı makineleri aracılığıyla yazdırılacak form veya sürekli form şeklinde kullanılır. Alındı Belgesinin üzerinde Okul Aile Birliğinin adı ve adresi ile bağışı yapan ve teslim alan kişilere ait isim ve imza bilgilerinin bulunması mecburidir.
Para olarak alınan bağışlar, banka hesabına yatırılmak zorundadır. Banka olmayan yerleşim yerlerinde ise nakit bağışların tahsilinden itibaren 1 hafta içerisinde banka hesabına intikal ettirilmesi gerekmektedir.
Mal şeklinde yapılan bağışlardan, nakde çevrilebilecek nitelikte olanlar makul süre dâhilinde nakde çevrilir ve bağışlar hesabına yatırılır.
Nakde çevrilme imkânı olmayan mal şeklindeki bağışlar ise birlik amaçları doğrultusunda kullanılmasını teminen okul müdürlüğüne teslim edilir.
Yapılan bağış şartlı ise, örneğin 1.000,00.-YTLlik nakit bağışın eğitim yılı başlangıcında 10 muhtaç öğrenciye eşit şekilde dağıtılması kaydıyla veya okulun çatı izolâsyonunun yapılması amacı ile gibi şarta bağlanan bağışların, diğer bağışlardan ayrı hesaplarda takip edilmesi gerekmektedir.
b- Okula Ait Kantin, Açık Alan, Salon, Bahçe ve benzeri yerlerin İşletilmesi ve Kiralanması Yolu ile Sağlanan Gelirler;
Okula Ait Kantin, Açık Alan, Salon, Bahçe ve benzeri yerlerin kiralanmasından ve/veya doğrudan işletilmesinden elde edilen gelirlerin bağış yolu ile elde edilen diğer gelirlerden ayrıştırılması amacı ile ayrı bir hesapta takip edilmesi zorunludur.
Bu maddede belirtilen yerlerin kiraya verilmesi ve muhammen kira bedelinin tespiti aşağıda belirtilen komisyonlar marifeti ile yapılır.
- Muhammen bedel tespiti; Valilik/kaymakamlıkça görevlendirilecek il/ilçe millî eğitim müdür yardımcısı/şube müdürü başkanlığında okul müdürü/müdür yardımcısı, birlik başkanı, defterdarlık/mal müdürlüğü, gerektiğinde özel idare müdürlüğü temsilcisi ile varsa ilgili meslek odası temsilcisinin katılımıyla oluşturulacak komisyonca belirlenir. Aylık kira bedelinin belirlenmesinde okulların açık olduğu günler dikkate alınır.
- Kiralama işlemleri, Valilik/kaymakamlıkça görevlendirilecek il/ilçe millî eğitim müdür yardımcısı/şube müdürü başkanlığında okul müdürü, birlik başkanı, defterdarlık/mal müdürlüğü, gerektiğinde özel idare müdürlüğü temsilcisinin katılımıyla oluşturulacak ihale komisyonunca yapılır.
Başlıkta belirtilen yerlerin kiraya verilmesinde, 2886 sayılı Devlet İhale Kanununun 35/d ve 51/g maddeleri gereğince pazarlık usulü uygulanır.
Affa uğramış olsalar bile Devletin şahsiyetine karşı işlenen suçlarla basit ve nitelikli zimmet , irtikâp , rüşvet , hırsızlık , dolandırıcılık , sahtecilik, inancı kötüye kullanma, dolaylı iflas gibi yüz kızartıcı veya şeref ve haysiyeti kırıcı suçtan veya istimal ve istihlak kaçakçılığı hariç kaçakçılık, resmî ihale ve alım-satımlara fesat karıştırma, Devlet sırlarını açığa vurma suçlarından dolayı hükümlü bulunanlar ve kamu haklarından yoksun bırakılanlar (Taksirli suçlar ile tecil edilmiş hükümler hariç) bu ihalelere katılamazlar.
İhale komisyonu başkanı ve üyeleri ile birliğin yönetim ve denetim kurulu üyelerinin üçüncü dereceye kadar yakınları ihaleye katılamazlar.
Kantin ve benzeri yerlerin kiralanmasında yapılacak ihalelerde, katılımcılardan ustalık belgesi istenir. Ancak katılımcıların hiç birisinin ustalık belgesi bulunmaması durumunda sertifika, kurs bitirme belgesi, kalfalık veya iş yeri açma belgelerinden en az birine sahip olma şartı aranır.
Kira sözleşmeleri, 31.05.2005 tarih ve 25831 sayılı Resmi Gazetede yayınlanarak yürürlüğe girmiş bulunan Milli Eğitim Bakanlığı Okul Aile Birlikleri Yönetmeliği ekinde sunulan 27 maddelik tek tip sözleşme ile imzalanır, bu sözleşmenin Özel Şartlar kısmına işin mahiyetine göre ek şartlar eklenebilir.
Bu yerlere ilişkin kira sözleşmeleri; Okul Müdürü, Okul Aile Birliği Başkanı, Yüklenici, Yüklenicinin Kefili ve Yüklenicinin mensubu bulunduğu Meslek Odası Temsilcisi olmak üzere 5 kişi tarafından müştereken imzalanır.
İşletme hakkı verilen yerler, kiralama sözleşmesinde açıkça belirtilen amaç dışında kullanılmaz, işletme hakkı verilen yerlerin mimari vasfı değiştirilemez.
c- Hazineye Arz Bedeli;
Okula Ait Kantin, Açık Alan, Salon, Bahçe ve benzeri yerlerin işletilmesinden kaynaklanan gayrisafi hâsılattan, yasalarla belirtilen oranlarla tevkif edilen ve 3 er aylık dönemler halinde hesaplanarak, bağlı bulunulan defterdarlık/mal müdürlüğü hesabına yatırılan tutar Hazineye arz bedeli olarak adlandırılır.
Kantin, Açık Alan, Salon, Bahçe ve benzeri yerler, Okul Aile Birliği tarafından işletiliyor ise, işletmenin 3 aylık döneme ilişkin gayri safi hâsılatının %1 i birlikçe hesaplanarak, takip eden ayın 20. gününe kadar bağlı bulunulan defterdarlık veya mal müdürlüğü hesabına yatırılır.
Kantin, Açık Alan, Salon, Bahçe ve benzeri yerler, birlik tarafından işletmecilere kiraya verilmiş ise, işletmenin 3 aylık döneme ilişkin gayri safi hâsılatının %3 ü İşletmeci tarafından hesaplanarak, takip eden ayın 20. gününe kadar bağlı bulunulan defterdarlık veya mal müdürlüğü hesabına yatırılır.
Süresinde ödenmeyen Hazineye Arz Bedelleri için aylık % 4 gecikme zammı hesaplanarak tahsil edilir.
Okul Müdürü ve Okul Aile Birliği Başkanı, Hazineye arz bedelinin ilgili defterdarlık/mal müdürlüğü hesabına zamanında yatırılmasının takibinden sorumludur.
d- Gelirlerin Paylaşımı;
Okula ait Kantin, Açık Alan, Salon, Bahçe ve benzeri yerlerden sağlanan kira gelirlerinden hazineye arz bedeli düşüldükten sonra kalan net işletme gelirlerinin % 80 i birliğin, % 10 u ilçe millî eğitim müdürlüğünün, % 10 u il millî eğitim müdürlüğünün ilgili banka hesaplarına aktarılır.
Büyükşehir statüsünde olmayan il merkezlerindeki birliklerde ise gelirin % 20 si doğrudan il millî eğitim müdürlüğü banka hesabına yatırılır.
2[]
Okul Aile Birliğinin Giderleri ve Harcamaların Tabi Olacağı Kayıtlar[]
Okul Aile Birliği gelirleri, Milli Eğitim Temel Kanunu 16. maddesi 2. fıkrasında belirtilen okulların ve maddi imkânlardan yoksun öğrencilerin zorunlu ihtiyaçlarını karşılamak üzere amir hükmü doğrultusunda harcanır.
- Harcamalar, Yönetim Kurulu kararı ile yapılır, alım sürecini Yönetim Kurulu kararları belirler. Karara bağlanmayan harcama bedelleri ödenemez.
- Rutin olarak yapılan yardımlar ve/veya tarifeye bağlı giderler hariç olmak üzere diğer mal ve hizmet alımları, Okul Aile Birliği Yönetim Kurulunca teşekkül ettirilecek komisyonlar vasıtası ile yapılır. Komisyonların bu alım süreçlerine ilişkin tüm kararları karar defterine kaydolunur.
- Birlik banka hesapları 3 imza esası ile yönetilir. Banka hesaplarından yapılacak her türlü para çekme işlemi ve/veya ödeme talimatları, Okul Aile Birliği Başkanı, Okul Müdürü ve Yönetim Kurulu Muhasip üyesinin müşterek imzaları ile yürütülür. Okul Aile Birliğinin olmadığı zamanlarda Birlik Başkan yardımcısı, başkanın yerine imza atmaya yetkilidir.
- Demirbaş Alımları; Okul aile birliğince, okulun eğitim ve öğretim ihtiyaçları doğrultusunda satın alınan demirbaş nitelikli mal ve malzeme okulun demirbaş defterine kaydedilir. Kayda esas Ayniyat makbuzunun bir örneği harcama belgesine eklenir.
Alınan mal veya malzemenin demirbaş olup olmadığı, 18.01.2007 tarih ve 26407 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan Taşınır Mal Yönetmeliğinin 4/ç maddesinde belirtilen
ç) Demirbaşlar : Belirli bir hizmete tahsis amacıyla edinilen, belli bir süreye tâbi olmaksızın uzun süre kullanılabilen ve kullanılmakla yok olmayan, çeşitleri ile kod numaraları Taşınır Kod Listesinin (B) bölümü 255 hesap detayında yer alan taşınırlar tanımından hareketle tespit edilir.
- Demirbaşların Kaydı;
Okul Aile Birliğince satın alınıp Okul Tüzel kişiliğine devredilen Demirbaş nitelikli mal veya malzeme, Taşınır Mal Yönetmeliğinin Bağış ve yardım yoluyla edinilen taşınırların girişi: Madde 16 (1) Kanunun 40 ıncı maddesi ile diğer mevzuat çerçevesinde bağış ve yardım olarak edinilen taşınırlar teslim alındığında, taşınır kayıt kontrol yetkilisi tarafından Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek kayıtlara alınır. Fişin birinci nüshası bağış ve yardım edene verilir veya gönderilir.
Amir hükmü doğrultusunda kayıtlara intikal ettirilir.
3[]
Okul Aile Birliklerinin Mali İşlemlerden Doğan Mükellefiyetleri[]
Okul Aile Birlikleri, Milli Eğitim Temel Kanununun 16. Maddesinin son fıkrasında belirtilen Okul-aile birliklerinin gelirleri her türlü vergi, resim ve harçtan muaftır.Amir hükmü doğrultusunda öz işlemleri kapsamındaki faaliyetlerinde vergi ve harçtan muaf tutulmuşlardır.
Okula ait Kantin, Açık Alan, Salon, Bahçe ve benzeri yerlerin bizzat Okul Aile Birliğince işletilmesi halinde bu yerlerin işletilmesi iktisadi bir faaliyet içerdiğinden, birlikler ticari vasıflı bu faaliyetlerinden ötürü Kurumlar Vergisi Mükellefi olurlar. Okul Aile Birliği Yöneticileri ise birliğin Kurumlar Vergisi mükellefiyetinden kaynaklanan her türlü yükümlülüklerinden müşterek ve müteselsilsen sorumludurlar.
Okula ait Kantin, Açık Alan, Salon, Bahçe ve benzeri yerlerin işletilmesinde, işletmeciye bakılmaksızın(birlikçe veya 3. şahıslarca) Yazar kasa (ödeme kaydedici cihaz) kullanılması zorunludur.
Okula ait Kantin, Açık Alan, Salon, Bahçe ve benzeri yerlerin kiraya verilmesi halinde bu yerlerden alınan kiralar; Gelir Vergisi Kanununun 94. Maddesinde belirtilen tevkifat yapılması zorunlu tutulan kiralar kapsamında değildir. Bu yerleri kiralayan işletmeciler, Okul Aile Birliklerine ödeyecekleri kiralardan herhangi bir tevkifat yapmayacaklardır.
Okula ait Kantin, Açık Alan, Salon, Bahçe ve benzeri yerlerin kiraya verilmesi halinde bu yerlerden alınan kiralar, Katma Değer Vergisine tabidir.
30 seri Nolu KDV Genel tebliği uyarınca; Okul Aile Birliğinin herhangi bir diğer faaliyetinden ötürü gerçek usulde Katma Değer Vergisi mükellefiyeti yok ise, söz konusu yerleri kiralayan işletmeciler kiralamadan doğan Katma Değer Vergisini, gerçek usulde katma değer vergisi mükellefi olarak sorumlu sıfatıyla beyan edeceklerdir.
Yine 30 seri Nolu KDV Genel tebliği uyarınca; Okul Aile Birliğinin diğer faaliyetlerinden ötürü gerçek usulde Katma Değer Vergisi mükellefiyeti var ise (örneğin, Okul Aile Birliği Kantini kendisi işletmekte iken, bahçenin bir kısmını Otopark olarak 3. şahıslara kiraya verirse) Okul Aile Birliği kiralamalardan kaynaklanan KDV yi diğer faaliyetleri ile birlikte genel esaslara göre kendisi beyan edecektir.
Okul Aile Birliklerinin Yöneticileri bu makalenin 2/c maddesinde belirtilen Hazineye Arz Bedeli nin 3 er aylık dönemleri takip eden ayın 20. gününe kadar ödenmesinin takibinden sorumludurlar.
Tüm Okul Aile Birlikleri, Vergi Kimlik Numarası almak zorundadır.
Okul Aile Birlikleri, Para veya mal olarak teslim aldıkları tüm bağışlar için Alındı Belgesi düzenlemek zorundadırlar.
Okul Aile Birliği Yönetim Kurulu; Birliğe ve birlikçe işletilen iktisadi işletmelere ilişkin her türlü defter, dosya, makbuz ve diğer yasal evrakların kayıt ve muhafazasından doğrudan sorumludur.
4[]
Okul Aile Birliklerince Tutulacak Defter ve Kayıtlar[]
Okul Aile Birliklerinin tutmakla mükellef bulunduğu defter, dosya ve kayıtlar Okul Aile Birlikleri Yönetmeliğinin 5.Bölüm 20. maddesinde aşağıdaki şekilde tarif edilmiştir.
Tutulacak defter, dosya ve belgeler
Madde 20 Yönetim kurulunca;
a) Genel kurul tutanak dosyası,
b) Yönetim Kurulu karar defteri,
c) Gelen-giden evrak defteri,
d) Gelir-gider defteri,
e) Harcama belgelerinin yer aldığı dosya,
f) Yönetim kurulunca ihtiyaç duyulan diğer dosya ve kayıtlar,
g) Malî mevzuat hükümlerine göre düzenlenen gelir makbuzu,
h) Malî mevzuat hükümlerine göre düzenlenen gider makbuzu,
i) Kantin, açık alan, salon ve benzeri yerlerin birliklerce işletilmesi hâlinde oluşacak iktisadî işletmeler için 213 sayılı Vergi Usul Kanunu hükümleri uyarınca düzenlenen belgeler ve defterler,
Usulüne göre tutulur.
Tutulan defter, dosya ve belgeler okulda muhafaza edilir.
Yukarıda belirtilen defter, dosya ve makbuzlar yasa ve yönetmeliğin amir hükmü doğrultusunda, faaliyetlerin kapsam ve büyüklüğüne bakılmaksızın tüm Okul Aile Birliklerince tanzim, kayıt ve muhafaza edilmek zorundadır.
Gelir- Gider DefteriOkul Aile Birliğinin tüm gelir ve giderleri bu deftere kaydedilmek zorundadır. Gelirin kaynağı veya giderin sarf yeri ne olursa olsun bu deftere kaydedilmelidir.
Defter klasik işletme defteri mantığı ile tutulur. Gelir sayfaları yekûnundan, Gider sayfaları yekûnunun düşümü neticesinde Kasa+Banka mevcudu bulunur.
Bankaya yatırılan paralar gider hanesine yazılmaz, banka faiz gelirleri ise tahakkuk ettikleri tarih itibari ile defterin gelir sütununa yazılır.
Okula ait Kantin, Açık Alan, Salon, Bahçe ve benzeri yerlerin bizzat Okul Aile Birliğince işletilmesi halinde, İktisadi işletme niteliği kazanan bu yerlerin Dönem sonu itibariyle elde ettikleri net kâr, defterin gelir hanesine intikal ettirilir.
Okul Aile Birliklerinin İşletmeci Olması Durumunda Tutulacak Defterler;
Okul Aile Birlikleri; okula ait Kantin, Açık Alan, Salon, Bahçe ve benzeri yerleri bizzat kendileri işlettikleri anda işletilen bu yerler İktisadi Kamu İşletmesi hüviyeti kazanırlar ve dolayısı ile İktisadi Kamu İşletmesi niteliğindeki İşletmelerce tutulması gereken tüm mali kayıtları tutmak zorundadırlar.
Okula ait Kantin, Açık Alan, Salon, Bahçe ve benzeri yerlerden birisi veya bir kaçını bizzat kendisi işleten Okul Aile Birlikleri 213 sayılı Vergi Usul Kanunun 172/3. maddesindeki amir hüküm doğrultusunda Bilânço esasına Göre defter tutmak mecburiyetinde olup bu kapsamda;
- Yevmiye Defteri,
- Envanter Defteri
Tutmak zorundadırlar.
Okul Aile Birliği Yönetim Kurulu, bu defterlerden Yevmiye ve Envanter defterlerinin tasdiki ile tüm defterlerin usulüne uygun olarak tanzim, kayıt ve muhafazasından sorumludur.