Toplantıdan Öncesi[]
- 1- Toplantının konusu:
- 2- Toplantıya kimlerin katılacağı,
- 3- Toplantının yapılacağı gün, saat ve yer,
- 4- Toplantıyı yönetecek kişi,
- 5- Gündem,
- 6- Toplantı tutanağının kimin tarafından hazırlanacağı belirlenir.
- 7- Toplantı materyali (barkavizyon, internet bağlantısı vs.) toplantı yapılacak yerde hazır edilir ve toplantıdan önce denemesi yapılır.
Toplantıyı Yönetenin Görevleri:[]
- 1-Toplantının zamanında başlamasını sağlamak,
- 2-Toplantı gündemini kısaca hatırlatmak ve ele alınacak konuları sıraya koymak,
- 3-Toplantı zamanının en ekonomik şekilde değerlendirmesini sağlayacak tedbirleri almak,
- 4- Gündeme bağlı kalmak, konu dışına çıkmayı önlemek,
- 5- Farklı görüşlerin ortaya çıkmasına olanak vermek,
- 6- Adil söz hakkı vermek,
- 7- Karşılıklı tartışmayı önlemek,
- 8- Toplantıyı kişisel konulardan arındırmak,
- 9- Toplantıda ulaşılan sonuçları özetlemek, anlaşma sağlanan ve sağlanamayan noktaları belirlemek ve toplantı sonunda düzenlenecek raporu Genel Müdürlüğe sunmaktır.
Katılımcıların Dikkat Etmesi Gereken Hususlar:[]
- 1- Toplantıya zamanında gelinmesi,
- 2- Görüşlerin somut verilere dayandırılması,
- 3- Herkesin fikrinin değerli olduğu gerçeğinden hareketle ortaya konulan fikirlerin olumsuz yönlerinin değil olumlu yönlerinin bulunup geliştirilmesi,
- 4- Toplantı notu tutulması,
- 5- Sorun veya konu tamamen açıklığa kavuşturulmadan çözüme geçilmemesi
- 6- Hata bulmak için değil gerçekten anlamak için soru sorulması, alaycı ve kinayeli yaklaşımlardan, kişisel konulardan uzak durulmasıdır.
Bilgi edinilmesini ve yukarıda belirtilen hususlara uyulmasında gerekli hassasiyetin gösterilmesini rica ederim.